Ajanhallinta tarkoittaa oman ajankäytön järjestämistä niin, että voi käyttää suurimman osan ajastaan asioihin jotka ovat itselle jollain tapaa tärkeitä ja mielekkäitä. Hyvä ajanhallinta ei tarkoita sitä, että pyrkisi koko ajan saamaan yhä enemmän valmiiksi niin tehokkaasti kuin mahdollista.
Ajanhallinta on opeteltavissa
Ajanhallinta on taito, jota voi opetella. Meillä kaikilla on sama määrä tunteja vuorokaudessa. Tapa ja kyky hallita aikaa ovat kuitenkin yksilöllistä. Ajankäytössä kannattaa pyrkiä siihen, että saa tehtyä tavoittelemiaan asioita. Kuitenkin siten, että aikaa jää myös kiireettömälle oleskelulle.
Ajanhallintaan liittyy paljon erilaisia tunteita. Esimerkiksi riittämättömyys ja syyllisyys silloin, kun ei ehdi tehdä kaikkea sitä, mitä haluaa. Tulee kiireen tuntu ja harha, ettei tilanteelle voi tehdä mitään. Jatkuva kiire saattaa aiheuttaa stressiä ja uupumusta sekä tunnetta siitä, että on olemassa vain muita ihmisiä varten. Tällöin on hyvä pysähtyä ja tarkastella, mihin oma aika kuluu.
Usein ajanhallinnan haasteisiin liittyy myös asioiden lykkäämistä eli prokrastinaatiota. Tällöin tehtävän tekemistä ei saa aloitetuksi, vaikka haluaisi ja tiedostaisi, että tehtävä on tärkeä ja se on saatava valmiiksi.
Ajanhallinnan keinoja
Ajankäytön tarkastelu on tärkeää, kun haluaa selvittää, mihin käytettävissä oleva aika kuluu. Ajankäytön tarkastelu on paikallaan myös silloin, kun kokee olevansa stressaantunut. Kyse ei ole pelkästään ajasta ja sen hallinnasta, vaan itsensä johtamisesta ja oman toimintansa suunnittelusta.
Ajankäytön seuranta
Kannattaa tutkia, mihin oma aika päivittäin kuluu. Yksi hyvä keino on, että kirjaat viikon ajan ylös, mihin kaikkeen omaa aikaasi käytät. Ajankäyttö kannattaa merkitä mahdollisimman tarkasti ja totuudenmukaisesti.
Viikon kirjaamisen jälkeen pysähdy tarkastelemaan omaa ajankäyttöäsi: mihin kaikkeen aikasi kului ja onko havaittavissa niin sanottuja aikavarkaita? Kuluiko aikasi johonkin muuhun silloin, kun oikeasti piti tehdä jotakin ihan muuta? Tämän jälkeen voit suunnitella muutoksia, jos siihen on tarvetta.
Ajankäytön suunnittelu
Suunnittelu ja aikatauluttaminen luo pohjan ajanhallinnalle. Taitava ajankäyttö alkaa tavoitteiden asettamisesta ja kyvystä toimia niiden suuntaisesti. Olennaista on asettaa toiminnalle tavoitteet ja toimi niiden mukaisesti.
Kun suunnittelet jotakin isompaa tehtävää, se kannattaa pilkkoa pienempiin osatehtäviin:
- Mitä sinun tulisi tehdä minäkin päivänä?
- Missä järjestyksessä?
- Milloin sinun tulisi työskennellä?
- Missä pidät taukosi? Huomaa myös, että tietokoneella tauon pitäminen ei virkistä, jos työskentelet tietokoneella. Lyhyt kävely kahvilaan tai rakennuksen ympäri virkistää enemmän.
Tee itsellesi sellaisten askelten lista, jotka vievät tavoitettasi eteenpäin. Hyödynnä aiemmin tekemääsi ajankäytön seurantaa aikataulun laatimisessa: näin tiedät, kuinka paljon sinulta kuluu aikaa mihinkin (vrt. aikaoptimismi) ja aikataulustasi tulee realistisempi.
Oleellista on myös muistaa, että suunnittelu on vasta alku. Varo ettet mielisty liialliseen suunnitteluun, vaan ryhdy tuumasta toimeen.
Seuraa aikataulussa pysymistä
- Mieti, oletko onnistunut ottamaan sopivan määrän tehtäviä vai yritätkö tehdä liikaa liian vähässä ajassa.
- Mikäli aikataulussa pysyminen on sinulle vaikeaa, korjaa suunnitelmaa ja tarkenna aikatauluasi.
Mahdollisimman aikataulu kannattaa tehdä etenkin silloin, jos aikataulussa pysyminen on haastavaa. Ajanhallinnan apuna voi käyttää myös sen helpottamiseksi suunniteltuja ohjelmia ja sovelluksia (esimerkiksi Trello).
Priorisointi
Priorisoinnissa on kysymys siitä, mihin haluaa elämässään panostaa ja sitoutua. Laadi lista itsellesi tärkeistä asioista. Valitse listalta tärkeimmät ja akuuteimmat tehtävät ja aloita niistä. Pohdi myös, voitko luopua jostakin.
Ole uskollinen arvoillesi. Tarkista näkyvätkö ne aikataulussasi ja tavoitteissa. Omien arvojen mukainen toiminta ei rasita eikä syö henkisiä voimavaroja. Niiden mukaan toimiminen on mielekästä.
Uskalla kieltäytyä muiden pyynnöistä ja odotuksista. Mieti ensin, mihin olet ryhtymässä. Kiire syntyy, jos asiaa miettimättä reagoit muiden ihmisten odotuksiin. Opettele sanomaan EI.
Ole kohtuullinen ja huolehdi, että ehdit myös palautua. Katso että aikataulusi joustaa ja antaa tilaa myös yllätyksille. Liian kireän aikataulun riskinä on uupuminen tai se, että alamme vetkutella ja saamme aikaan hyvin vähän, koska tavoitteet ovat kohtuuttomia.
Ajanhallinnassa kyse on myös oman toiminnan suunnittelusta ja itsensä johtamisesta.
Muualla verkossa
Ole oman elämäsi tähti – opiskelijan opas elämäntaidoista – Nyyti ry
Ajanhallinta – Työterveyslaitos
Apua stressiin: ajanhallinta – Headtsted
Anna palautetta
Herättikö lukemasi sinussa ajatuksia? Vastasiko se odotuksiasi? Saitko tietoa ja tukea tilanteeseesi? Anna meille palautetta nimettömällä verkkokyselyllä. Arvostamme mielipidettäsi!